Van vrijblijvende gesprekken naar meetbare persoonlijke groei

Binnen IT1 hechten we al jaren veel belang aan wat men wel eens werkbaar werk durft te noemen. In gewone spreektaal: werknemerstevredenheid. Eén van de manieren waarop we dit aanpakken is door regelmatig met de collega”s samen te zitten voor 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken.

Gesprekken vonden wel plaats, maar vaak zonder duidelijke afspraken of concrete doelen. Teamleads noteerden hun bevindingen in Word-bestanden op hun eigen computer, elk op hun eigen manier. Voor HR was het daardoor moeilijk om zicht te krijgen op hoe gesprekken werden gevoerd en of er nadien effectief opvolging kwam.

Het gevolg was veel goede intenties, maar te weinig houvast. Afspraken verdwenen soms naar de achtergrond en zowel medewerkers als teamleads hadden het gevoel dat gesprekken te vrijblijvend bleven.

Aanpak: een gecentraliseerd platform voor alle gesprekken
Om het probleem op te vangen hebben we binnen Mijngroeiplan.be, onze tool voor persoonlijke ontwikkeling, alle gesprekken en afspraken van de gesprekken centraliseert,  maar ook meetbaar en opvolgbaar gemaakt. Ook al stond niet iedereen te springen voor nog een tool.
Onze aanpak bestaat uit drie pijlers:

• Templates op maat
  Samen met teamleads, management en onze HR-business partner hebben we vaste templates ontwikkeld. Die zijn afgestemd op functie, team en onze bedrijfsdoelstellingen. Zo verloopt elk gesprek op een gelijkaardige manier.
• Automatische koppeling van KPI’s
  Targets en afspraken worden meteen gelinkt aan KPI’s. Dat maakt opvolging eenvoudig en zorgt ervoor dat gesprekken niet in het luchtledige verdwijnen.
• Herinneringen en opvolging
  Het systeem stuurt reminders naar teamleads om regelmatig in gesprek te gaan. HR kan indien nodig aansluiten of het initiatief nemen. Zo blijft de frequentie hoog en de kwaliteit gewaarborgd.
• Opleiding van alle medewerkers in het gebruik van het platform
  Elke medewerker, en zeker ook teamleads, krijgt begeleiding in het gebruik van het platform Mijngroeiplan.be. Op die manier nemen we de drempels weg om naar een nieuwe toepassing te gaan.

We gebruiken hetzelfde platform trouwens ook voor korte verslagen van informele leermomenten. Die koppelen we dan weer aan groeiplannen en aan de opleidingsrekening, zodat we een volledig overzicht hebben van het aantal uren en dagen opleiding per medewerker.

Resultaat
Sinds de invoering merken we een duidelijke verandering. Ongeveer 80% van de gesprekken wordt vandaag in de tool geregistreerd en bijna elk gesprek bevat concrete afspraken voor opvolging.

Medewerkers geven aan dat hun input niet langer verdwijnt na een gesprek. Afspraken worden hernomen, besproken en opgevolgd. Een teamlead vertelde ons dat hij vroeger vaak vlak voor een gesprek zijn oude notities moest proberen terugvinden. Nu start hij elk gesprek met een duidelijk overzicht van wat eerder werd afgesproken.

Uiteindelijk doel is meer hogere werknemerstevredenheid en een cultuur waarin leren en ontwikkelen centraal staan. Teamleads hebben meer houvast, HR heeft inzicht op organisatieniveau, en medewerkers voelen zich gehoord.

We delen heel graag onze kennis en ervaringen rond werknemerstevredenheid en persoonlijke ontwikkeling van collega’s.
Beluister zeker ook de podcast episode van … waarbij we met Els Minner, expert leren en ontwikkeling, in gesprek gaan over onze ervaringen

Beluister de aflevering op:
LinkedIn-post | Spotify | Apple Podcast | YouTube