3
Contact

Denk helder en leid jouw onderneming doorheen de Corona crisis

Blijf binnen! Hou afstand! Handen wassen!

Het kan niet genoeg herhaald worden en bij deze zet ik de richtlijnen namens IT1 nogmaals kracht bij!

In deze ongeziene tijden dreigen veel mensen bevroren door schrik, verstard naar het nieuws kijkend niet meer helder te kunnen nadenken. Als ondernemer met meer dan 25 jaar ervaring op de teller kan ik me dit niet veroorloven want de jobs van onze medewerkers en de ICT omgevingen van onze klanten hangen ervan af!

Er komt sowieso een "post-covid" periode en zij die plannen, doorzetten en overleven, komen hier sterker uit! Blijf dus niet bang zitten, maar observeer, overleg met partners en collega's en ... handel! Want zodra het coronavirus verslagen is, zal de ICT-omgeving en servicekader errond meer dan ooit beproefd worden om alle business-, sales- en HR-projecten weer op de rails te krijgen. Wie nu verder bouwt aan een sterk team, staat na de crisis als eerste weer op scherp. 

ICT is hierbij essentieel. Een degelijk onderhoud en beveiliging is en blijft nu meer dan ooit nodig! We verwijzen graag naar onze tevreden klanten waarvan hier, hier en hier enkelen van hen aan het woord.

Steun Belgische bedrijven want zij hebben de lokale business meer dan nodig: samen geraken we erdoor!

"Telewerken blijft de norm voor alle niet-essentiële bedrijven”. Zorg dus voor jezelf én jouw medewerkers voor een veilige en aangename werkomgeving waar positivisme en teamwork centraal staan.

Schenk een laptop! Niet elk kind heeft thuis een computer om deel te nemen aan het onderwijs op afstand. Heb je een “voor-jouw-medewerkers-minder-geschikte", maximaal 8 jaar oude laptop liggen? Breng deze dan binnen naar IT1! Wij testen, herstellen of versnellen waar mogelijk om vervolgens gewist en gereinigd in jouw naam te schenken aan deze die ze het hardst nodig hebben.

BOEK ONLINE OVERLEGMOMENT

Houd de vinger aan de pols en schakel sneller

Cijfers zijn uiterst belangrijk maar zijn niet voor elk domein of onderneming even evident. Organiseer daarom minstens 2 keer per week een overlegmoment per team waar gesproken wordt over gezondheid, ervaringen op de werkvloer, werkdruk maar ook de opgetekende bestellingen, openstaande betalingen, achterstallige leveringen, uitgestelde werkopdrachten,… Telkens met rapportage naar het management en vice versa.

Hou cashflow onder controle

  • Verminder niet essentiële terugkerende kosten (poetsdienst, afval ophaling,…) waar mogelijk
  • Focus op de versnelde afronding én facturatie van lopende projecten die nagenoeg voltooid zijn
  • Maak verstandig gebruik van de steunmaatregelen van de overheid
  • Nieuwe leningen opnemen voor investeringen die voorheen vanuit eigen cashflow gepland waren
  • Vraag uitstel van betaling voor lopende leningen
  • Gedeeltelijk gebruik van het systeem van tijdelijke werkloosheid waar nodig

Maak sneller beslissingen en durf (weer) bij te sturen ifv de steeds wijzigende situatie.

ICT is essentieel

Een goede ICT omgeving is essentieel om de administratie, productie en thuiswerk mogelijk te maken en houden. De infrastructuur wordt in deze omstandigheden immers meer maar vooral ook anders belast en beproefd.

Wees bewust en scherp

Gebruikers werken vanuit een andere, niet-zakelijke omgeving en riskeren ten prooi te vallen van specifiek op deze crisis inspelende aanvallen. Maak hen dan ook bewust en houd hen scherp door hen goed in te lichten van nieuwe procedures (helpdesk, back-up eigen data, sessiebeheer, ...), doorgevoerde (tijdelijke) securitywijzigingen, gepland onderhoud,... maar ook waarschuwingen voor concrete dreigingen. 

Enkele vaak gestelde vragen over de IT1 technische dienstverlening:

Helpdesk

  1. Kunnen we nog altijd beroep doen op de helpdesk van IT1?
    Zeker en vast. Zo goed als al onze mensen op de helpdesk werken momenteel van thuis en beschikken over exact dezelfde middelen als op kantoor.
  2. Mogen thuiswerkers bellen, ook al gebruiken ze hun eigen pc?
    We bieden alle mogelijke hulp om thuiswerkers te helpen dus laat ze gerust bellen.
  3. Krijgen kritische sectoren voorrang bij problemen en herstellingen?
    Organisaties die cruciaal zijn om komaf te maken met deze crisis, krijgen voorrang, maar al onze medewerkers blijven paraat om iedereen eigenlijk dezelfde goede service te bieden die men van IT1 gewoon is.

Installaties en onderhoud

  1. Gaat mijn aankomende installatie-afspraak nog door?
    Ja, voor zover mogelijk gaan alle geplande installaties nog steeds door. Wel vragen wij dat de eisen rond handhygiëne en “social distancing” gerespecteerd worden. Indien mogelijk vragen we ook dat onze mensen een aparte ruimte ter beschikking krijgen, dit kan uiteraard ook de serverruimte zijn. Wel merken we dat goederen, nodig voor bepaalde installaties, soms geweigerd terugkeren. Het is uiteraard nodig dat de hardware nog steeds bij jou kan afgeleverd worden.
  2. Stel dat er toch een nieuwe installatie ‘on site’ nodig is, wanneer gaat die dan door?
    Hiervoor neem je best contact op met onze Service Delivery Engineer (sde@it1.be)die verantwoordelijk is voor de planning en samen met u een passende datum zal afspreken.
  3. Ik heb een ‘remote’ installatie gepland. Gaat deze nog door?
    Remote installaties (vanop afstand dus) zullen nog steeds uitgevoerd worden.
  4. Is het gepland onderhoud wel echt nodig?
    Gepland onderhoud is omwille van de continuïteit en beveiliging echt nodig nu het gebruik van en de aanvallen tegen de infrastructuur sterk verhogen!

Accountmanagement
Onze accountmanagers zijn bereikbaar via telefoon, e-mail maar staan ook klaar voor een 1:1 online reviewgesprek dat via het MS Bookings / MS Teams online reservatiesysteem wordt beheerd via https://www.it1.be/afspraak. Ze bespreken graag hoe IT1 jou kan helpen om deze periode vlotter door te komen. Gaande van een headset of laptop tot een op heel korte termijn opgezette telewerkoplossing in huur of aankoop. Laat ze helpen!

Thuiswerk snel maar stabiel en veilig inrichten

Niet essentiële sectoren worden verplicht maximaal telewerk in te richten. Bij IT1 zetten we deze technieken reeds geruime tijd in en stellen ze dan ook met expertise aan jou ter beschikking. De afgelopen twee weken installeerde het IT1 technisch team 396 extra telewerkers bij onze KMO’s en overheidsklanten.
98% van alle IT1 medewerkers werkten vanaf dag één van de lockdown via telewerken.  

Kies voor een beproefde technologie

       IT1 Secure Access / Awingu stelt makkelijk, veilig en snel de data én programma’s aan thuiswerkers ter beschikking via … een webpagina!

  • Kies voor een spoedopstelling van een eigen (on premise) installatie of ga voor de startklare “IT1 Secure Access (Awingu as-a-service)”
  • We maken een koppeling op een bestaande “remote desktop server” of stellen de bestaande werkplekken ter beschikking vanop afstand
  • Ontdek hoe de oplossing er voor jouw medewerkers uitziet via deze link, en neem contact op!

       IT1 Onsite Manager Remote Control laat het toe om op een veilige manier jouw bestaande werkplek op kantoor ter beschikking te stellen vanop afstand.
       Wist je dat jij als IT1 ServicePlus klant gratis gebruik kan maken van deze oplossingen?

Richt een degelijke thuiswerkomgeving in
We hebben een ruime stock aan laptops en beeldschermen om jouw medewerkers op korte termijn een degelijke, aangename werkervaring te bieden. Dankzij ons huuraanbod hoef je hiervoor zelf geen investeringen te doen. Zorg ervoor dat jouw medewerkers over een comfortabele werkplek beschikken zodat ze minder geneigd zijn naar het kantoor te komen. Deze uitrusting kan tijdelijk zijn maar ook permanent ingezet blijven na de crisis.

Microsoft Teams als Zwitsers zakmes

Microsoft Teams is dè tool bij uitstek om in te zetten als het gaat over samenwerken vanop afstand. Laat ons jou bijstaan bij de opzet en ondersteuning van deze prachtige oplossing. Neem hier alvast een kijkje hoe virtuele meetings efficiënter te maken én volg deze demo.
IT1 was early adapter van deze baanbrekende Microsoft samenwerkings-technologie en heeft in eerste instantie zijn intern e-mail verkeer met 80% zien dalen. Vele meetings (nu in CORONA tijd alle) worden met een muisklik georganiseerd en telefonie/videoconferentie verloopt volledig via dit platform. Medewerkers zijn op hetzelfde telefoonnummer als kantoor bereikbaar thuis of ergens anders op deze aardbol. Zelfs digibeten in de maatschappij kunnen er vlot mee overweg door eenvoudig gebruiksgemak.
Wist je dat Microsoft omwille van de uitbraak van het coronavirus een zes maanden durende gratis proefperiode aanbiedt voor de premium versie van deze zakelijke chat/samenwerkingstoepassing van Microsoft Teams, een onderdeel van de Office 365-suite.  Voor elke licentie die aan een gebruiker in de proefperiode wordt toegewezen, ontvangt deze 2 GB aan SharePoint Online opslagruimte en het volgende om de volledige waarde van de Microsoft-teams te ervaren:

  • Exchange Foundation
  • Flow for Office 365 Plan 1
  • Forms
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Whiteboard
  • Microsoft Teams (Teams1, Teams IW)
  • Office Online
  • PowerApps for Office 365 Plan 1
  • SharePoint Online Kiosk
  • Stream
  • Sway
  • Yammer Enterprise

Specifiek voor scholen, is er Teams voor het onderwijs en zijn er tal van online bronnen ter ondersteuning van het gebruik als didactisch hulpmiddel.

En mocht je het gemist hebben: Zoom is een dikke "NO-GO"! Het platform besloot omwille van de veelheid van gemelde issues heel recent zich met hoogdringendheid te focussen het verbeteren van security & privacy.

Goed samenwerken vanop afstand

Koester een omgeving van vertrouwen maar maak goede afspraken

Geef je medewerkers het vertrouwen dat ze kregen voor de crisis maar het is aangeraden goede afspraken te maken omtrent de verwachte prestaties, werktijden, bereikbaarheid, verzekering, kostenvergoeding,... Mocht je voor de crisis nog geen thuiswerkbeleid uitgewerkt hebben, is het nu wel het moment want onduidelijkheid kweekt frustraties.
Betrek hen zo veel mogelijk bij alle beslissingen en houd op voorhand vastgelegde tijdstippen overleg om de voeling met het bedrijf te behouden.
Een correct agendabeheer helpt ter ondersteuning bij het bespreken van de werkdruk.
Inspireer je collega’s, moedig elkaar aan en je wordt vanzelf een sterker team. 

Richt een degelijke thuiswerkomgeving in

Zoals eerder besproken, is het de bedoeling de medewerker in optimale omstandigheden aan het werk te houden. Stel waar nodig een extra scherm, webcam, headset,… of zelfs bureaustoel ter beschikking. Stel hen gerust dat de meeste Telecomoperatoren gratis extra volumes en diensten ter beschikking stellen tijdens deze periode.

Wees georganiseerd en geconcentreerd voor het online vergaderen

Stuur op tijd de agenda door naar alle deelnemers en stel een maximale vergadertijd voorop. Weet dat online vergaderen meer concentratie vraagt dan "in real life" meetings dus zorg ervoor dat niet-relevante internetpagina's gesloten zijn en weersta aan de verleiding om de sociale media te checken tijdens de vergadering!  

Stimuleer informeel contact op de virtuele werkvloer

Op kantoor breng je zo’n acht uur per dag met je collega’s door en daarin doe je meer dan werken: een babbel in de koffiehoek, een grapje tussendoor, samen lunchen en een spelletje spelen,…
Tracht virtuele alternatieven van deze sociale contacten (zoals bv "Skypero" calls) in leven te roepen en betrek hier zeker de medewerkers bij!
Op IT1 houden collega's onderling Facebook videoparty's om tijdens de pauze samen naar video's te kijken. Op vrijdag plannen we naar goede gewoonte een Teams videomeeting om successen te vieren en met een drankje het weekend in te zetten. Er is ook een Teams "Fun" kanaal aanwezig om grappen en grollen te delen.

Waak over work/life balance  

Telewerk gaat gepaard met een gevoel van autonomie. Vooral als het over het indelen van je de tijd gaat. Dat zorgt voor meer motivatie en schenkt voldoening over je werk met als gevolg: minder werkstress.

Echter, voor een telewerker is het tegelijk vaak moeilijker om onderscheid te maken tussen werk en privé. De deur achter je sluiten en naar huis gaan is fysiek niet mogelijk. Het risico dat je overuren maakt tijdens telewerkdagen valt niet te verwaarlozen. Thuiswerkers hebben soms last van schuldgevoelens en stress omdat er thuis altijd wel huishoudelijk werk ligt te wachten. Of er zijn kinderen en/of een partner die aandacht vragen.
       Enkele tips

  • Leg de nodige discipline aan de dag. Stel een goede, realistische planning op en houd je daaraan. Zorg voor regelmaat, dat bevordert de productiviteit.
  • Richt bij voorkeur een aparte kamer in als thuiskantoor of zorg voor een werkruimte die je kan afsluiten na je werkuren. Zorg dat je thuiskantoor in een rustig deel van je huis ligt.
  • Trek je niks aan van het huishouden. Anders ben je de hele dag aan het schoonmaken in plaats van te werken. Stel persoonlijke klusjes uit tot na de werkuren.
  • Thuis werken én tegelijk zorgen voor kleine kinderen is in deze crisis bij veel gezinnen noodzaak. Ken je kinderen! Hoeveel aandacht hebben ze nodig? Spelen ze rustig alleen?
  • Neem voldoende korte pauzes en gebruik die om te bewegen.

       Aanvullende tip: Stuur een reminder rond in het team dat zij die online bestellingen op kantoor lieten leveren, tijdelijk thuis laten bezorgen.

Opgelet voor werknemersgeluk

Recruiters en headhunters merken dat de ‘tragere dagen’ heel wat werknemers aan het denken zetten over hun job. Nu de dagelijkse werkroutine even wegvalt, beseffen ze dat ze toe zijn aan iets anders. Misschien is jouw droommedewerker één van hen, en is het nu het moment om die te overtuigen? Zij merken alvast dat ze ‘passief zoekende’ mensen momenteel erg vlot kunnen bereiken.

Online Personeelsbeheer

In deze tijden bewijst de keuze voor online platformen meer dan ooit zijn meerwaarde. Zo kozen wij voor Officient als IT1 HR Selfserviceportal. Onze medewerkers kunnen vanop afstand met de handige app zowel hun afwezigheden (recup, vakantie, ziekte, opleiding,…) doorgeven als documenten uitwisselen (Covid19 C3.2 RVA formulier of attest van verplaatsing) en ondertekenen (thuiswerkbeleid). Ook het toewijzen en beheren van tijdelijke werkmiddelen (laptop, 2de scherm,…) wordt op een uiterst handige manier beheerd.
Voor meer informatie over eventueel op te stellen en uit te reiken attesten ter verantwoording van werk-gerelateerde verplaatsingen kan je deze website gebruiken.

Sollicitatiegesprekken gaan door via het online sollicitatieplatform dat gebaseerd is op MS Bookings  icm MS Teams.

We stimuleren onze thuiswerkende medewerkers hun auto in te leveren om zo ook hun VAA/persoonlijke bijdrage tijdelijk op te schorten.

Stimuleer creativiteit en zelfontplooiing

Veel ondernemingen komen tot stilstand. Grijp de vrijgekomen tijd aan om verfrissend na te denken over hoe nog beter te kunnen omgaan met deze crisis.

Bij IT1 richtten we in Teams een specifiek kanaal in met gekoppelde Sharepointlijst waarin men vrij ideeën kan bespreken en indienen.

Het is ook een uiterst geschikte periode om mensen aan te zetten tot het volgen van opleidingen onder de vorm van e-learning zodat ze hun kennis en kunde verder kunnen verstevigen en uitbouwen. Naast ons eigen IT1 "verruim-jouw-kennis" opleidingsaanbod promoten we graag het rijk aanbod van online opleidingen, webinars en virtuele klassen van onze partner Cevora!  Wist je trouwens dat deze opleidingen meestal kosteloos zijn? Dat hebben we te danken aan de meer dan 55.000 bedrijven en 450.000 werknemers uit paritair comité (PC) 200. In 1990 besloten de sociale partners dat het efficiënt en solidair zou zijn om opleidingen collectief te organiseren. Want als iedereen samenlegt, heeft ook de kleinste kmo toegang tot opleidingen en premies.

We richtten hiervoor bij IT1 een in Teams opgezette WIKI waar men links naar tal van algemene en functie specifieke e-learnings kan vinden. Er is ook een lijstje voorzien waar men de verworven competenties kan registreren.

Bij IT1 stimuleren we creativiteit en zelfontplooiing door appreciatie tonen makkelijk te maken dank zij het IT1 online microbonusplatform. De medewerkers kunnen hier sparen voor cadeaubonnen, gadgets of gewoon de waarde van de verzamelde punten aan een goed doel te schenken, zoals nu actueel het COVID-19 Solidarity Response Fund.
Het is uiteraard ook mogelijk zelf manueel een leuke attentie te schenken onder de vorm van een fruitmand, bongo,…voor jouw creatieve, leergierige medewerkers.

Blijf in beweging en eet gezond

"Een gezonde geest in een gezond lichaam" is wat we bij IT1 hoog in het vaandel dragen. Daarom namen we onlangs deel aan het Fitbees programma om onze medewerkers een gezonde levensstijl aan te leren. Laat het weer het niet toe, of is er gewoonweg te weinig tijd overdag? Neem een kijkje naar dit filmpje over hoe je in 7 minuten aan je conditie kan werken.

Desinfecteer pc en randapparatuur 

HP adviseert een desinfectiemiddel te gebruiken dat is samengesteld uit 70% isopropyl alcohol en 30% water. Volg de onderstaande stappen om deze alcoholoplossing te gebruiken voor het reinigen van de aanraakgevoelige, externe oppervlakken van je pc en randapparatuur:

  1. gebruik latex/nitril handschoenen
  2. schakel het toestel uit, koppel los van de stroom, haal de batterijen eruit
  3. bevochtig een microvezeldoekje (gebruik geen papier) met de hoger beschreven alcoholoplossing
  4. spuit nooit direct op de apparatuur
  5. veeg de bevochtigde doek voorzichtig af op de te reinigen oppervlakken zonder vocht binnenin te laten druppelen
  6. wanneer u een beeldscherm of printerbedieningspaneel schoonmaakt, veeg dan voorzichtig in één richting van
    de bovenkant naar beneden
  7. begin met het display of het bedieningspaneel van de printer en eindig met eventuele flexibele kabels, zoals
    voeding, toetsenbord en USB-kabels
  8. zorg ervoor dat de oppervlakken volledig door de lucht gedroogd zijn vooraleer het apparaat weer in te schakelen
  9. na het desinfecteren dient kopieerapparaat/scannerglas opnieuw gereinigd te worden met behulp van een standaard glasreiniger en propere doek om strepen te verwijderen
  10. gooi handschoenen weg en was je handen grondig met zeep

Bekijk onze instructievideo

Omgaan met tijdelijke werkloosheid

Sinds 13 maart is er de vereenvoudigde procedure van tijdelijke werkloosheid. We hebben de voor- en nadelen zoals wij deze interpreteren even op een rijtje gezet

  • Voordelen
    • Cashflowverhoging voor het bedrijf, want er dient geen loon uitbetaald
    • Kostenverlaging voor het bedrijf, want er is geen loon verschuldigd
    • Eenvoudige procedure
    • Dagen tellen mee voor vakantieberekening
    • Supplement van 5,63 euro per dag
    • Vlaamse tussenkomst 202,68 euro voor 1ste maand, die forfaitair is ongeacht van het aantal dagen tijdelijke werkloosheid. Gevolgd door een uitstel van betaling voor water- en energiefacturen.
  • Nadelen
    • Cashflowverlaging werknemer die langer op het geld moet wachten
    • 30% loonverlies
    • Geen maaltijdscheques voor de dagen tijdelijke werkloosheid
    • Kosten eigen werkgever a rato van de dagen tijdelijke werkloosheid
    • Niet echt solidair omdat we in de IT sector ook als "essentieel" en soort van "zorg/service"-verlener kunnen gezien worden

We moedigen medewerkers aan om het in het Paasverlof gepland verlof te laten doorgaan en/of recup en verlof eerst op te nemen ipv tijdelijke werkloosheid in te roepen. Zo behouden ze 100% loon én creëer je geen mogelijke onderbezetting in de post-covid periode.

Communiceer!

Het is uiterst belangrijk goed te communiceren met de klanten om hen gerust te stellen en antwoorden te geven op de vragen die ze zich stellen. Laat weten hoe de activiteiten verder gaan en licht toe wat ze mogen verwachten. Gebruik hiervoor jouw website, direct mailing en zeker ook social media. WEBRAND, onze "One Stop Digital Agency" divisie helpt je hier graag verder.

Hou er rekening mee dat ook jouw klanten getroffen worden door deze crisis dus communiceer aangepast door vooral te luisteren wat hun nu juist bezighoudt en hulp en ondersteuning aan te bieden. Pas beter geen “mes op de keel” debiteurenbeheer toe, want dat kan je duur komen te staan in de "post-covid" periode. 

Wij bevelen je warm aan om onze beschikbare kanalen te volgen om op de hoogte te blijven van dringende updates over de crisis en security topics.

De bedoeling van deze pagina is niet om alle informatie betreffende het Coronacrisis in detail op te lijsten want daarvoor is er https://www.info-coronavirus.be/nl/ en  https://www.coronaviruscovid19.be/ en bestaan er verschillende door specialisten perfect opzette websites. De insteek van deze communicatie is eerder onze ervaringen en inzichten te delen en tegelijk de ingezette oplossingen te bespreken.

Het IT1-Management Team met meer dan 25 jaar ervaring tot uw dienst! 
(vlnr Kristof Van Lysebetten | Technical Manager – Mario Van de Voorde | Founder & CEO | Joeri D’hont – Sales Manager) 

 

Onze ervaringen / aanbevelingen