AI-policy: onmisbaar voor veilig en verantwoord AI-gebruik

Of je nu werkt in HR, marketing, communicatie, IT of administratie: de kans is groot dat jij of je collega’s al tools gebruiken die op AI draaien – denk aan ChatGPT, M365 Copilot, Gemini of andere systemen die teksten genereren, data analyseren of werk automatiseren. Dat opent veel deuren, maar roept ook nieuwe vragen op:
Wat mag wel en niet? Wie draagt de verantwoordelijkheid? Hoe zit het met vertrouwelijke data?

 Een duidelijk AI-beleid of AI-policy biedt hierop het antwoord.

Een AI-policy is een intern beleidsdocument dat duidelijke richtlijnen geeft over het gebruik van AI binnen je organisatie. Het bepaalt onder meer:

• Welke tools toegelaten zijn.
• Wie ze mag gebruiken en voor welke doeleinden.
• Welke risico’s er zijn (zoals datalekken of foutieve informatie).
• En hoe je organisatie omgaat met ethiek, transparantie en wetgeving zoals GDPR.

Kortom: het is een houvast voor medewerkers én een beschermingsmechanisme voor de organisatie.

1. AI wordt al gebruikt, vaak zonder beleid.
   Veel medewerkers experimenteren met AI zonder te weten wat mag of veilig is. Dat leidt tot onbedoeld risicovol gedrag: vertrouwelijke info die in AI-chats verdwijnt, automatische beslissingen zonder controle, enzovoort.
2. De wetgeving stimuleert een policy
   De Europese AI Act verplicht bedrijven om risicovolle AI-toepassingen correct te beheren. HR-tools voor selectie of beoordeling vallen daar bijvoorbeeld onder. Maar ook gewoon het gebruik van tools als GPT. De regelgeving verplicht niet tot een policy, maar een policy helpt wel om aan te geven dat de wetgeving wordt gevolgd.
3. Het verhoogt vertrouwen én kennis.
   Een goed uitgelegd beleid zorgt voor meer draagvlak én AI-geletterdheid bij je medewerkers.
4. Het beschermt je reputatie.
   Onzorgvuldig AI-gebruik kan leiden tot datalekken, juridische claims of reputatieschade. Een heldere policy voorkomt dat.

Gebaseerd op best practices zoals bij de VRT en inzichten uit opleidingen, raden we deze stappen aan:

1. Bepaal het doel en de scope.
   Voor welke doeleinden mag AI gebruikt worden? Welke tools zijn toegestaan? Wat is uitgesloten?
2. Leg verantwoordelijkheden vast.
   Wie mag wat gebruiken? Hoe worden medewerkers geïnformeerd en opgeleid?
3. Beperk risico’s.
   Denk aan duidelijke richtlijnen over welke data je mag invoeren, en welke absoluut niet.
4. Respecteer wetgeving.
   GDPR, privacy, auteursrecht… De policy moet conform zijn aan relevante regelgeving.
5. Zorg voor beveiliging.
   Voorzie maatregelen rond databeveiliging, vooral bij klant- of medewerkergegevens.
6. Voorzie procedures.
   Wat bij fouten of incidenten? Denk aan klachtenprocedures of meldpunten.
7. Blijf evalueren en aanpassen.
   AI evolueert razendsnel. Een policy is dus geen statisch document, maar een levend kader.

Wil je verder gaan in het gebruik van AI in je organisatie? Bij WEBRAND helpen we bij het verstandig implementeren, door werknemers op te leiden en ook toepassingen uit te werken.

Meer weten? Contacteer ons via l.vandevelde@webrand.be voor een gesprek.