IT1 M365 cloud back-up

Waarom u Microsoft 365 data zelf dient te back-uppen:

Microsoft 365 voorziet perfect in de behoeften van veel organisaties. Toch wordt er geheel onterecht vaak vanuit gegaan dat Microsoft verantwoordelijk is voor de beveiliging van de MS/Office 365-data en dat is een groot misverstand want in werkelijkheid ligt die verantwoordelijkheid bij de organisatie en gebruiker. Microsoft biedt wel back-up- en herstelmogelijkheden, maar hierin zitten diverse valkuilen.

Microsoft 365 biedt uptime maar geen databeveiliging

De prullenbakken en versiegeschiedenis in Microsoft 365 bieden slechts beperkte beveiliging tegen dataverlies. Een eenvoudige herstelactie kan een groot probleem worden zodra MS 365 de data voorgoed heeft verwijderd. Bij permanent verwijderen is het item daadwerkelijk voorgoed verdwenen, punt uit. Tenzij er op de achtergrond een back-upoplossing actief is.

Ingebakken herstelopties zijn tijdsgebonden én omslachtig

Net als bij verwijderen, beschikt Microsoft 365 maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen slechts situationeel dataverlies voorkomen en zijn niet bedoeld als allesomvattende back-up oplossing. Van medewerkers die bijvoorbeeld uit dienst gaan, worden de gegevens door Microsoft maar 90 dagen bewaard, afhankelijk van de specifieke instellingen. Microsoft is namelijk alleen belast met handhaving van het retentiebeleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld. Het maken van back-ups van gegevens van ex-medewerkers (en daarbijhorende belangrijke gegevens) is dus essentieel.

Interne beveiligingsrisico's

Bij beveiligingsrisico’s denken we al snel aan hackers en virussen. Bedrijven hebben echter ook te maken met risico's van interne aard, zoals medewerkers die zowel met opzet als per ongeluk risico’s veroorzaken. Gebruikers kunnen onbewust zorgen voor ernstige risico's door geïnfecteerde bestanden te downloaden en per ongeluk gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken. Zulke menselijke fouten en kwade bedoelingen zullen altijd een bedreiging vormen als er geen adequate beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals het maken van back-ups. Microsoft 365 biedt voor interne beveiligingsrisico’s geen adequate oplossingen.

Externe beveiligingsrisico's

Malware en virussen, zoals ransomware, hebben het afgelopen jaar over de hele wereld ernstige schade aan organisaties toegebracht. Zulke externe risico's sluipen binnen via e-mailberichten en bijlagen, en het is niet altijd voldoende om gebruikers te leren waarop ze moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde berichten zo aantrekkelijk lijken. De functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Wat wél helpt zijn regelmatige back-ups die helpen voorkomen dat een externe aanval uit de hand loopt.

Wettelijke en nalevingsvereisten

Soms moet u onverwacht postvakken of andere types data ophalen met het oog op een juridische procedure. U denkt dat iets onmogelijk kan gebeuren, tot dat het gebeurt. Microsoft biedt een aantal vangnetten (instellingen zoals "in-place bewaring" en "bewaren van postvakgegevens" vanwege juridische procedure), maar ook hiervoor geldt dat deze geen solide back-up oplossing vormen waarmee uw bedrijf uit de juridische problemen wordt gehouden. Boetes, strafrechtelijke vervolging en juridische geschillen zijn drie dingen die u liever niet op uw actielijstje ziet.

Wat als Microsoft 365 down is?

Microsoft 365 heeft een hoge beschikbaarheid, maar downtimes en uitval zijn een realiteit. Zou het niet geweldig zijn om toegang te hebben tot documenten van een nauwkeurige, real-time back-up als uw SaaS platform plat zou liggen?

Conclusie

Gebruik je Microsoft 365 en heb je geen back-up oplossing? Dan is het de hoogste tijd om op zoek te gaan naar een back-up oplossing die zowel volledige toegang tot uw Microsoft 365-data als volledige controle over deze data biedt.

Download het volledige whitepaper...