Gemeente Erpe-Mere steekt raadzaal in een nieuw audiovisueel jasje.
De gemeente Erpe-Mere liet de raadzaal en de polyvalente zaal door IT1 uitrusten met audiovisueel materiaal. De gemeenteraadsleden en allerlei verenigingen kunnen de professionele apparatuur nu gebruiken voor vergaderingen, crisissituaties en evenementen. Dankzij de gebruiksklaar uitgeruste zalen hoeven de IT-medewerkers niet meer in de weer met een uitrolbaar scherm en kabels voor elke vergadering of evenement.
“We hadden vroeger geen degelijke audiovisuele installatie”, vertelt Kris De Pril, IT Manager bij de gemeente Erpe-Mere. “We waren dan ook al langer van plan om daarin te investeren, maar toen we in 2015 het Belgisch Kampioenschap veldrijden mochten organiseren, kwamen die plannen in een stroomversnelling. We wilden de raadzaal namelijk gebruiken als persruimte en daarvoor hadden we een goede installatie nodig. Plots was daar ook haast bij.”
De gemeente Erpe-Mere kwam voor dit project terecht bij IT1, dat een vaste partner is binnen het raamcontract met de provincie Oost-Vlaanderen. “Dankzij dat raamcontract konden we volgens een kortere procedure bij hen bestellen – niet onbelangrijk gezien de tijdsdruk”, legt Kris De Pril uit. “Bovendien kon IT1 de installatie sneller uitvoeren tegen een betere prijs dan de andere mogelijke leverancier. Op twee maanden tijd was het hele project afgerond. De meeste tijd ging dan nog naar het wachten op het bestelde materiaal. Tijdens het hele project merkten we dat IT1 een partner is die met kennis van zaken tewerk gaat.”
IT1 rustte eerst de raadzaal van Erpe-Mere uit met een complete audiovisuele installatie, inclusief de bekabeling, een scherm dat ingebouwd werd in het plafond, een beamer, een Blu-ray-speler, een digicorder van Telenet, een Apple TV en een digitaal mengpaneel. Alles wordt aangestuurd via een aanraakscherm dat de beelden draadloos naar de projector stuurt. De gemeenteraadsleden zitten met hun rug naar het grote scherm zodat ze niet zien wat daarop wordt geprojecteerd voor de toeschouwers in de zaal. Daarom installeerde IT1 achteraf ook nog kleinere schermpjes voor hen op hun bureau, zodat ze alles kunnen meevolgen.
Goed advies en vlotte communicatie
Kris De Pril: “IT1 zorgde ervoor dat de hele installatie snel en flexibel uit te breiden is. We kunnen er altijd een extra apparaat – zoals die kleine schermpjes - bij integreren zonder dat we de installatie moeten aanpassen of extra kabels hoeven te leggen. IT1 heeft ons dus niet alleen erg snel geholpen maar ook de kwaliteit van hun dienstverlening was prima. Vooraf zijn ze naar onze zalen komen kijken en hebben ze ons advies gegeven over de meest geschikte producten. Ook de communicatie voor, tijdens en na het project verliep heel vlot. Achteraf waren er nog een paar ‘schoonheidsfoutjes’ in de installatie maar die ze hebben ze heel snel weggewerkt.”
Geschikt voor crisissituaties
Naast de installatie in de raadzaal rustte IT1 ook de polyvalente zaal uit met vrijwel identieke systemen. “Die installatie is bedoeld om te kunnen gebruiken in noodsituaties bij ons of in onze buurgemeente Lede”, aldus Kris De Pril. “We kunnen er dan een crisiscentrum inrichten voor de brandweer, de civiele bescherming, enzovoort. Vroeger hadden we daar geen budget voor maar na de treinramp van 2013 in Wetteren veranderde dat. De provincie Oost-Vlaanderen heeft toen ook een draaiboek uitgewerkt waarin de vereiste technische voorzieningen van een crisiscentrum staan. Met Lede hebben we de afspraak dat we elkaars zaal kunnen gebruiken als onze eigen zaal niet beschikbaar zou zijn bij een crisissituatie. De installatie in Lede is gelijk aan de onze – even gebruiksvriendelijk dus – zodat we even gemakkelijk daar kunnen werken als hier.”
Klaar voor gebruik
De installatie in de raadzaal wordt nu gebruikt tijdens elke gemeenteraad, bijvoorbeeld om plannen te projecteren. Hij dient echter ook voor andere bijeenkomsten zoals onthaaldagen voor nieuwe inwoners. De gemeente kan dan eenvoudig een promotiefilmpje tonen. Vroeger was dat allemaal veel omslachtiger. Toen moest men elke keer opnieuw een draagbaar scherm uitrollen en een beamer en kabels plaatsen. “Het kostte ons heel veel moeite en tijd om de zaal telkens voor te bereiden”, zegt Kris De Pril. “Ons nieuwe scherm is bovendien drie keer zo groot als ons oude, draagbare scherm. Nu de installatie klaar staat voor gebruik wanneer we maar willen, wordt die ook heel intensief benut. We hebben zelfs al een reservatiesysteem moeten voorzien zodat verenigingen de polyvalente zaal kunnen reserveren, bijvoorbeeld voor een filmavond. Alle verenigingen van Erpe-Mere mogen de installatie gebruiken.”
Beheer op afstand
De gemeente Erpe-Mere en zijn inwoners zijn duidelijk erg tevreden over de nieuwe technologie. Alles loopt vlot, mede dankzij het computersysteem dat IT1 installeerde voor het beheer van de twee installaties. “Ze kunnen daarmee de programmatie op afstand bijsturen of updaten wanneer nodig”, verklaart Kris De Pril. “Door te werken op afstand kunnen ze eventuele problemen veel sneller en budgetvriendelijker oplossen dan wanneer ze fysiek zouden moeten langskomen.”
