Meer efficiëntie en minder zorgen voor Kapelle-op-den-Bos dankzij serververnieuwing
De gemeente Kapelle-op-den-Bos besloot om hun servers te vernieuwen zodat al hun diensten aan de nodige gegevens konden, wat met hun oude machines niet mogelijk was. Bij een aanbesteding kwam IT1 als beste uit de bus aangezien ze alles goed monitoren, documenteren en een eigen servicedesk hebben.
Na een traject van een jaar heeft Kapelle-op-den-Bos nieuwe HPE servers, een veilige Veeam back-up en Awingu, een software waarmee ze ook buiten kantoor kunnen werken op hun documenten en gegevens. Bovendien hebben ze een onderhoudscontract bij IT1 en werken ze intussen samen voor tal van andere projecten.
Eén systeem voor alle diensten
“De server is het geraamte van onze werking, alles draait erop,” vertelt Siebe Ruykens, gemeentesecretaris van Kapelle-op-den-Bos. “Hoe efficiënter dat werkt, hoe beter onze dienstverlening. We hebben verschillende locaties, zoals het OCMW, de bib en de naschoolse kinderopvang, die gegevens moeten kunnen uitwisselen en verwerken. Dit was heel moeilijk met het oude systeem. Alleen in het gemeentehuis zelf konden we aan de centrale schijf, de andere diensten hadden allemaal een aparte server of bewaarden documenten lokaal. Dit werkte niet efficiënt genoeg.”
“Onze buitendiensten winnen nu veel tijd dankzij het project. Met de nieuwe server is alles geïntegreerd in één systeem op één locatie. Nu maakt het niet meer uit waar je bent, iedereen kan samenwerken en info delen. Bovendien zijn al onze gegevens ook heel goed beschermd.”
Bijsturen waar nodig
Siebe Ruykens vertelt wat het project precies inhield: “De servers zijn vernieuwd en hebben we ook een back-up op het OCMW. Vroeger moesten we telkens met tapes naar het OCMW en terug, nu wordt alles automatisch doorgestuurd. IT1 stuurde het project ook bij onderweg. We waren bij de start nog niet zeker om Awingu erbij te nemen, maar het bleek logischer om dit toch te doen. Nu kunnen onze medewerkers ook vanop opleiding of een andere locatie op de server inloggen. IT1 stelde ook voor om onze switches te vernieuwen, aangezien die sterk verouderd waren. Zij hebben de kennis die we nodig hadden.”
“Het project is vlot verlopen: IT1 heeft alles van a tot z opgevolgd met onze IT’er en die werkrelatie verliep heel goed. De serververnieuwing op zich was op twee dagen rond. Om de downtime zo beperkt mogelijk te houden, heeft IT1 eerst de nieuwe hardware geïnstalleerd terwijl het oude systeem bleef werken. Intussen werd de nieuwe server getest en kregen alle gebruikers de juiste rechten. Pas daarna hebben ze het oude systeem overgezet naar het nieuwe, dus de gebruikers hebben praktisch geen hinder ondervonden.”
Minder zorgen
“We zijn met onze nieuwe server en back-up beter gewapend tegen incidenten. Als er nu bijvoorbeeld een brand zou zijn, zitten onze gegevens nog steeds veilig, vroeger waren we die mogelijk gewoon kwijt. Ook zijn we met onze gegevens en gebruikersrechten in orde voor de GDPR.”
“De sterkte van IT1 is dat ze hun woorden omzetten in daden en dit doen ze erg correct. Het budget werd altijd gerespecteerd. Nu hebben we voor onze servers een onderhoudscontract met actieve monitoring via IT1 Onsite Manager, en schrijven we hen aan voor andere projecten, zoals onze mailmigratie, geluidsinstallatie,… Waar we kunnen, gaan we zeker met hen samenwerken.”
